Court and procedural steps
How to File a Statement of Defence in a Civil Case
A statement of defence is the defendant’s first structured opportunity to present their position to the court: facts, evidence, legal objections, motions, and applications that may affect how the case proceeds. In a Lviv civil case, it is important to calculate the deadline from the ruling, file evidence on time, and prove that copies were sent to the other participants.

What you should know
- The court sets the defence deadline in its ruling opening proceedings, and it cannot be shorter than 15 days from service of the ruling.
- The defence must include objections to the claim, facts, evidence, legal arguments, and a list of attachments.
- Copies of the defence and attachments must be sent to the other participants, and proof of dispatch filed with the court.
- Plan any counterclaim, evidence motion, or limitation-period application together with the defence.
- Missing the deadline does not always end the defence, but it makes filing evidence and explanations more difficult.
When this is needed
This guide is for a defendant who has received a ruling opening proceedings and a copy of the claim. A statement of defence is the first structured opportunity to present the defendant’s position to the court: facts, evidence, legal objections, motions, and applications that may affect how the case proceeds.
In Lviv, defendants often receive documents by post or through the electronic cabinet after the deadline has already started running. So the first step is not to write a long document, but to check the service date, the deadline in the ruling, whether all attachments were included, and how to file. The statement-of-defence deadline calculator provides a calendar reference.
Applicable deadline and procedure
The court sets the deadline for the statement of defence in its ruling opening proceedings. It must allow enough time to prepare the defence and evidence, and may not be shorter than 15 days from service of the ruling. In a particular case, the wording of the ruling controls; a general guide does not replace it.
The period usually starts on the day after the ruling is served. If the final day falls on a weekend, it moves to a business day. If the claim attachments were not received, record that in an application rather than silently waiting for the hearing.
Steps to take
First, break down the claim: the relief sought, claim value, facts, evidence, calculations, legal grounds, and procedural requests. Separately note the deadline in the ruling and the date the documents were actually received.
Next, structure the defence. Factual objections explain what happened differently. Legal objections identify the incorrect application of the law. Procedural objections concern jurisdiction, deadlines, evidence, the parties, or the form of the claim.
Then prepare the evidence. Attach documents already available to the defendant and motions to obtain evidence that cannot be obtained independently. If an old debt may be involved, assess the limitation period right away.
The final step is to send copies. Send the defence and attachments to the other participants, and file proof of dispatch with the court. For electronic filing, check the signature, file formats, and delivery confirmation. If the defence may result in a full or partial win, also keep the records needed to recover lawyer’s fees.
What to check before filing
Check whether a counterclaim is needed. If the defendant has a related claim against the claimant, an ordinary defence does not replace a counterclaim.
Review the evidence too. The court needs documents or other admissible evidence, not explanations alone. If bank records, public-authority documents, or materials held by another person are needed, prepare a motion to obtain them together with the defence.
When to consult a lawyer
Consult a lawyer when the amount is substantial, the deadline is close, the claim includes complex calculations, documents are incomplete, or a counterclaim is needed. Matters not raised in the defence often have to be explained separately later.
For a Lviv case, a consultation can help quickly determine the deadline, remove weak objections, gather evidence, and file the defence in a way that avoids it being left without progress over technical defects.
Challenge recovery of an amount already repaid
Defence concerning a partly repaid loan
A worked educational document and blank in Ukrainian; the receipt and postal record are described rather than replaced with fabricated evidence.
The document text and files are in Ukrainian. Explanations are provided in the selected site language.
Educational document context
Educational scenario
Відповідач визнає отримання безпроцентної позики, але доводить часткове повернення до позову; решту основного боргу визнає.
Example assumptions
- Це київська навчальна справа на обох міських сайтах: відповідач зареєстрований у Шевченківському районі міста Києва, справа належить до цивільної юрисдикції та підсудна зазначеному суду. Сторони й приватні адреси вигадані; це не визначення підсудності читача.
- Письмовий договір прямо передбачає безпроцентність і визначений строк; позов стосується лише основної суми. Часткове повернення підтверджує оригінал розписки позивача.
- Позов і документи отримано в папері; строк відзиву не пропущено. Приклад передбачає встановлені ухвалою 15 днів від вручення та перенесення завершення з вихідного на робочий день.
- Відповідач усвідомлено частково визнає позов; підстав для окремої заяви про позовну давність у цьому сценарії не встановлено.
Scope of application
- Кредитні, споживчі, валютні спори; спір про справжність договору чи фактичне передання коштів.
- Проценти, стаття 625 ЦК, штрафи, зустрічний позов, пропущений строк відзиву та позовна давність.
Completed educational example
Educational example. The people, their private addresses, case numbers and events in the example are fictional. The names and public details of real institutions are included only for the expressly defined educational assumptions. Demonstration identifiers are unsuitable for filing. Actual receipts, banking documents and court documents are not imitated.
До: Шевченківський районний суд міста Києва.
Адреса: м. Київ, вул. Дегтярівська, 31-А.
Відповідач: Навчальний Олексій Іванович (вигадана особа).
Адреса: 00000, м. Київ, Шевченківський район, вул. Навчальна (вигадана), буд. 1, кв. 1; умовна адреса, не для листування. РНОКПП і паспортні реквізити в навчальному прикладі не відтворюються.
Контакти: номер телефону не відтворюється; defendant@example.invalid — умовна електронна адреса. електронний кабінет відсутній; відповідач — фізична особа, не належить до осіб з обов’язковою реєстрацією.
Позивач: Прикладна Олена Петрівна (вигадана особа).
Адреса: 00000, м. Київ, Шевченківський район, вул. Прикладова (вигадана), буд. 2, кв. 2; умовна адреса, не для листування. РНОКПП і паспортні реквізити в прикладі не відтворюються; номер телефону не відтворюється; claimant@example.invalid — умовна електронна адреса; відомості про електронний кабінет позивача відповідачу невідомі.
Справа № НАВЧАЛЬНА-ЦИВІЛЬНА-СПРАВА-01 (умовний ідентифікатор).
Суддя: суддя, визначений в ухвалі; ім’я в навчальному прикладі не відтворюється. Інших учасників за умовами прикладу немає.
ВІДЗИВ НА ПОЗОВНУ ЗАЯВУ про стягнення основної суми позики
Позов подано 5 жовтня 2026 року. Ухвалою від 8 жовтня 2026 року встановлено строк для відзиву; ухвалу разом із позовом та додатками вручено 16 жовтня 2026 року. З урахуванням встановленого судом строку й правил його обчислення останній день подання — 2 листопада 2026 року. Цей відзив подається 30 жовтня 2026 року, у межах строку.
Позивач просить стягнути 24 000 грн основного боргу та розподілити судові витрати. Проценти, інфляційні втрати, неустойка та інші самостійні грошові вимоги у цьому позові не заявлені.
Визнаю факт укладення 3 лютого 2026 року письмового договору позики між фізичними особами й одержання 24 000 грн. Договір прямо встановлює безпроцентність та повернення до 30 червня 2026 року. Визнаю правову оцінку позивача щодо обов’язку повернути непогашену основну суму в погоджений строк.
20 травня 2026 року я повернув позивачу 4 000 грн основного боргу. Платіж прийнято до подання позову, що підтверджує розписка позивача про отримання 4 000 грн від 20 травня 2026 року; наведено опис, а не імітацію оригіналу. Позивач не врахував це повернення у своєму розрахунку. Тому заперечую проти стягнення вже повернутих 4 000 грн; ця частина зобов’язання припинена належним виконанням відповідно до статті 599 ЦК України.
If the table does not fit on the screen, scroll it horizontally.
| Показник | Сума, грн |
|---|---|
| Передано та заявлено позивачем | 24 000 |
| Повернуто до позову | 4 000 |
| Неповернутий залишок | 20 000 |
Позов визнаю частково — щодо 20 000 грн неповернутого основного боргу. Наслідки часткового визнання позову за статтею 206 ЦПК України розумію. Це визнання не поширюється на вже повернуту суму чи вимоги, які в цьому позові не заявлено. Прошу розподілити підтверджені судові витрати відповідно до закону з урахуванням результату розгляду, а не автоматично покласти їх повністю на відповідача.
Усі наявні в мене докази заперечень додаю. Доказів, які неможливо подати разом із відзивом, немає; клопотань про їх витребування не заявляю. Оригінал розписки про часткове повернення перебуває у мене; оригінали договору та первісної розписки про одержання позики — у позивача. Відповідність доданої копії моєму оригіналу засвідчую підписом і датою; оригінал надам для огляду на вимогу суду.
Попередній розрахунок судових витрат: понесені поштові витрати — 120 грн; додатково очікую — 0 грн. Витрати на правничу допомогу за умовами прикладу не понесені й не очікуються. Підтвердження понесених витрат додається.
Копію цього відзиву з усіма додатками одночасно з поданням до суду надсилаю позивачу паперовим поштовим відправленням. Підтвердження: опис вкладення та поштова квитанція від 30 жовтня 2026 року; умовні ідентифікатори відправлення в прикладі не відтворюються. Документи в цій навчальній справі подаються в паперовій формі; правила електронного подання потребують окремої перевірки.
Прошу суд:
- Долучити відзив і додані докази до справи.
- Відмовити у стягненні 4 000 грн основного боргу, повернутих до подання позову.
- Врахувати часткове визнання позову щодо 20 000 грн неповернутого основного боргу та вирішити справу в цій частині відповідно до статті 206 ЦПК України.
- Розподілити документально підтверджені судові витрати відповідно до статті 141 ЦПК України з урахуванням результату розгляду та застосовних правил щодо визнання позову.
Додатки:
- Належним чином засвідчена копія розписки про часткове повернення: розписка позивача про отримання 4 000 грн від 20 травня 2026 року; наведено опис, а не імітацію оригіналу.
- Копія документа про вручення 16 жовтня 2026 року ухвали та позову з додатками.
- Копія підтвердження понесених поштових витрат.
- Докази надсилання позивачу відзиву з усіма додатками: опис вкладення та поштова квитанція від 30 жовтня 2026 року; умовні ідентифікатори відправлення в прикладі не відтворюються.
30 жовтня 2026 року. НАВЧАЛЬНИЙ ПІДПИС — не підписано / Навчальний Олексій Іванович (вигадана особа)
What to check when completing the template
- Deadline
- Use the period in the order and its service date; the date of the order is not the service date.
- Calculation
- Reconcile the original amount, repayment and balance; interest and other claims require a separate response.
- Partial admission
- Remove the admission if you disagree with the claim or do not understand its procedural effect.
- Originals and copies
- Identify who holds originals, certify your copies and send the claimant the defence with every attachment at the same time as filing.
- Litigation costs
- State incurred and expected costs and retain supporting records.
View the blank template
До: [Найменування суду].
Адреса: [Актуальна поштова адреса суду].
Відповідач: [ПІБ відповідача].
Адреса: [Поштова адреса, індекс відповідача]. [РНОКПП або паспортні реквізити відповідача за застосовною вимогою].
Контакти: [Телефон та електронна адреса відповідача]. [Відомості про електронний кабінет відповідача].
Позивач: [ПІБ позивача].
Адреса: [Поштова адреса, індекс позивача]. [Відомі ідентифікатори, контакти та електронний кабінет позивача].
Справа № [Номер справи з ухвали суду].
Суддя: [Прізвище та ініціали судді з ухвали]. Інших учасників за умовами прикладу немає.
ВІДЗИВ НА ПОЗОВНУ ЗАЯВУ про стягнення основної суми позики
Позов подано [Дата подання позову за матеріалами справи]. Ухвалою від [Дата ухвали про відкриття провадження] встановлено строк для відзиву; ухвалу разом із позовом та додатками вручено [Дата вручення ухвали та позову з додатками]. З урахуванням встановленого судом строку й правил його обчислення останній день подання — [Останній день строку відзиву, встановленого судом з урахуванням правил обчислення]. Цей відзив подається [Дата підписання і подання], у межах строку.
Позивач просить стягнути [Передана та заявлена в позові основна сума, грн] грн основного боргу та розподілити судові витрати. Проценти, інфляційні втрати, неустойка та інші самостійні грошові вимоги у цьому позові не заявлені.
Визнаю факт укладення [Дата письмового безпроцентного договору та передання грошей] письмового договору позики між фізичними особами й одержання [Передана та заявлена в позові основна сума, грн] грн. Договір прямо встановлює безпроцентність та повернення до [Погоджена дата повернення]. Визнаю правову оцінку позивача щодо обов’язку повернути непогашену основну суму в погоджений строк.
[Дата часткового повернення] я повернув позивачу [Повернута до подання позову сума, грн] грн основного боргу. Платіж прийнято до подання позову, що підтверджує [Документ, який підтверджує прийняття позивачем повернутої суми]. Позивач не врахував це повернення у своєму розрахунку. Тому заперечую проти стягнення вже повернутих [Повернута до подання позову сума, грн] грн; ця частина зобов’язання припинена належним виконанням відповідно до статті 599 ЦК України.
If the table does not fit on the screen, scroll it horizontally.
| Показник | Сума, грн |
|---|---|
| Передано та заявлено позивачем | [Передана та заявлена в позові основна сума, грн] |
| Повернуто до позову | [Повернута до подання позову сума, грн] |
| Неповернутий залишок | [Визнаний залишок основного боргу, грн] |
Позов визнаю частково — щодо [Визнаний залишок основного боргу, грн] грн неповернутого основного боргу. Наслідки часткового визнання позову за статтею 206 ЦПК України розумію. Це визнання не поширюється на вже повернуту суму чи вимоги, які в цьому позові не заявлено. Прошу розподілити підтверджені судові витрати відповідно до закону з урахуванням результату розгляду, а не автоматично покласти їх повністю на відповідача.
Усі наявні в мене докази заперечень додаю. Доказів, які неможливо подати разом із відзивом, немає; клопотань про їх витребування не заявляю. Оригінал розписки про часткове повернення перебуває у мене; оригінали договору та первісної розписки про одержання позики — у позивача. Відповідність доданої копії моєму оригіналу засвідчую підписом і датою; оригінал надам для огляду на вимогу суду.
Попередній розрахунок судових витрат: понесені поштові витрати — [Понесені витрати на направлення відзиву й додатків, грн] грн; додатково очікую — [Очікувані додаткові судові витрати, грн] грн. Витрати на правничу допомогу за умовами прикладу не понесені й не очікуються. Підтвердження понесених витрат додається.
Копію цього відзиву з усіма додатками одночасно з поданням до суду надсилаю позивачу паперовим поштовим відправленням. Підтвердження: [Доказ одночасного надсилання позивачу відзиву з усіма додатками]. Документи в цій навчальній справі подаються в паперовій формі; правила електронного подання потребують окремої перевірки.
Прошу суд:
- Долучити відзив і додані докази до справи.
- Відмовити у стягненні [Повернута до подання позову сума, грн] грн основного боргу, повернутих до подання позову.
- Врахувати часткове визнання позову щодо [Визнаний залишок основного боргу, грн] грн неповернутого основного боргу та вирішити справу в цій частині відповідно до статті 206 ЦПК України.
- Розподілити документально підтверджені судові витрати відповідно до статті 141 ЦПК України з урахуванням результату розгляду та застосовних правил щодо визнання позову.
Додатки:
- Належним чином засвідчена копія розписки про часткове повернення: [Документ, який підтверджує прийняття позивачем повернутої суми].
- Копія документа про вручення [Дата вручення ухвали та позову з додатками] ухвали та позову з додатками.
- Копія підтвердження понесених поштових витрат.
- Докази надсилання позивачу відзиву з усіма додатками: [Доказ одночасного надсилання позивачу відзиву з усіма додатками].
[Дата підписання і подання]. [Підпис відповідача] / [ПІБ відповідача]
Files to read and complete
- Completed educational examplePDF · in Ukrainian · 55 kB
- Blank templatePDF · in Ukrainian · 58 kB
- Blank templateDOCX · in Ukrainian · 41 kB
PDF preserves the layout. DOCX contains a template with named blanks. Check your own circumstances and attachments before use.
Sources and review
- Цивільний процесуальний кодекс України статті 14, 43, 83, 95, 134, 141–142, 178, 206
- Цивільний кодекс України статті 526, 599, 1046, 1048, 1049
- Офіційна сторінка Шевченківського районного суду міста Києва найменування установи; офіційна контактна сторінка
Checked
What to prepare
- Ruling opening proceedings, including the service date and deadline for the statement of defence.
- Statement of claim with all attachments, calculations, evidence, and case details.
- Defendant’s records: agreements, payments, correspondence, reports, photographs, electronic evidence, or witness statements.
- Draft motions: to obtain evidence, request an expert examination, address deadlines or jurisdiction, or bring a counterclaim.
- Proof that the defence and attachments were sent to the claimant and other participants.
Common mistakes
- Starting to draft the defence without checking the deadline in the ruling and the actual service date.
- Filing only emotional objections without evidence, documents, or a legal position.
- Failing to send copies to the other participants or file proof of dispatch with the court.
- Forgetting to raise the limitation period when it matters to the dispute.
- Failing to check whether a counterclaim or separate motion is needed before the first hearing.
Official sources
- Civil Procedure Code of UkraineArticle 178 sets out the contents and deadline for the defence and the duty to send copies to the other participants.
- Civil Procedure Code of Ukraine: procedural deadlinesArticles 123–127 govern calculation, expiry, extension, and renewal of procedural deadlines.
- Civil Procedure Code of Ukraine: counterclaimArticles 193–194 describe the conditions and procedure for filing a counterclaim.
- Prepared
- This material was prepared for the website’s reference section based on official sources.
- Control
- Before publication, the editors check legal statements against the cited official sources and the date they were current.
- Important
- This guide is informational. A decision requires review of the documents, deadlines, and factual circumstances.
Current as of . The material depends on the documents and circumstances of the specific case.
Frequently asked questions
Can I choose not to file a statement of defence?
You can, but it is risky. The court may decide the case on the available materials, and the defendant may lose a convenient opportunity to submit objections, evidence, and motions.
From which date is the defence deadline counted?
Usually from the date the ruling opening proceedings and the copy of the claim are served. Confirm the date using postal records, the electronic cabinet, a signed receipt, or other evidence.
Should all evidence be filed with the defence?
Yes. The defendant should file available evidence with the defence or explain why it cannot be filed now. Otherwise, the court may refuse to admit it later.
When should I raise the limitation period?
If the limitation period matters, raise it in the defence or before judgment. Separately identify when the period began and why it expired.
Preparing a claim or statement of defence in Lviv
Need help with your own situation? See how a lawyer can help and what to prepare for a free initial consultation.
About this serviceFree initial consultation
Need help with: Statement of defence?
Briefly describe the situation. We will check which documents and deadlines are critical in your case.
- a phone number or brief description is enough
- after the first contact, the next step should be clear
- during the first conversation, we will clarify the documents needed and the scope of help